Avis de l’ASC 

sur le projet de modèles des actes de l'état civil et d'indigénat

 Considérations générales

 (1)

L'ASC remercie le Syvicol de l'avoir informé de l'existence au ministère de la Justice d'un projet de modèles des actes de l'état civil et d'indigénat et d'avoir décidé de la consulter pour l'élaboration d'un avis à ce sujet.

L'ASC, représentant l'ensemble des secrétaires communaux du GDL, fonctionnaires directement intéressés par cette matière de par leur fonction légale énoncée ci-avant, déplore qu'elle n'a pas déjà été consultée plus tôt lors de la phase de préparation de ces modèles.

(2)

 Les réflexions et observations qui suivent tiennent compte des discussions menées lors d'une entrevue d'une délégation de l'ASC, composée de MM. Kiessel, Noël et Peters, membres du comité, avec Mme J. Dennewald, attaché de Gouvernement 1er en rang au ministère de la Justice, en date du 23 décembre 2002, au cours de laquelle l'ASC a exprimé sa disposition à être associée dorénavant au groupe de travail composé d'officiers de l'état civil, de représentants des Parquets de Luxembourg et de Diekirch, ainsi que de fonctionnaires des ministères de la Justice et de l'Intérieur.

 (3)

 La Constitution luxembourgeoise laisse au législateur le soin de régler l'étendue "… des attributions des organes de la commune" (art. 107.5).  Une matière échappe, cependant en vertu du texte constitutionnel lui-même, à cette délimitation: "La rédaction des actes de l'état civil et la tenue des registres sont exclusivement dans les attributions des autorités communales" (art. 108).

La loi communale règle l'application du principe inscrit à l'article 108 de la Constitution.

Le collège des bourgmestre et échevins, dans son ensemble est chargé de la compétence relative à "la garde (…) des registres de l'état civil" (art. 57.11°).

En revanche, seul "Le bourgmestre, un échevin ou un conseiller par lui délégué à ces fins remplit les fonctions d'officier de l'état civil; il est particulièrement chargé de faire observer tout ce qui concerne les actes et la tenue des registres de l'état civil" (art. 69, 1er alinéa).

Les commissaires de district "s'assurent si les registres de l'état civil sont régulièrement tenus, …" (art. 115, 2e alinéa).

La "nouvelle" loi communale de 1988 a explicitement chargé le secrétaire communal "des écritures des actes de l'état civil, sous la surveillance et la responsabilité de l'officier désigné à ces fins" (art 69, 3e alinéa et art. 91), sauf dans le cas formel où il est dispensé de la rédaction des actes (art. 69, dernière phrase).

Il paraît donc légitime aux yeux de l'ASC que les secrétaires communaux soient consultés en amont d'un projet visant à remplacer les modèles d'actes actuellement utilisés par des modèles uniformes permettant une informatisation uniforme de l'état civil sur tout le territoire du GDL.

Ceci est d'autant plus vrai que les cas où le secrétaire communal est dispensé de la rédaction des actes constituent encore toujours une exception dans la plupart des administrations communales luxembourgeoises.

(4)

"L'acte authentique est celui qui a été reçu par officiers publics ayant le droit d'instrumenter dans le lieu où l'acte a été rédigé, et avec les solennités requises" (art. 1317 du Code civil).

D'après la jurisprudence et la doctrine les actes de l'état civil sont une catégorie des actes authentiques.

A la base de la notion d'acte authentique, il y a essentiellement deux éléments: 1° l'intervention régulière d'un officier public; 2° l'observation de certaines formes.

L'ASC a examiné plus particulièrement si les modèles proposés respectent les conditions de forme auxquelles la loi attache la force probante de l'authenticité.

 (5)

Dans son avis sur la répartition des compétences et des responsabilités entre l'Etat et les communes, l'ASC plaide en faveur de l'instauration d'un cadre légal des TIC (technologies de l'information et des communications).

Toutefois, le projet de la standardisation et de l'informatisation de l'état civil ne doit pas se faire au détriment de la qualité du service et travail administratif.

Ainsi, le comité de l'ASC est majoritairement d'avis qu'il importe d'analyser si la rédaction actuelle (art. 34 à 42 du Code civil) ne peut être maintenue pour les deux originaux de l'acte, et que le recours aux modèles proposés soit limité à la délivrance d'extraits.

En dehors du respect de la forme "protocolaire" attachée à l'acte authentique, cette solution présenterait l'avantage d'une meilleure protection et conservation des actes.  En effet, de nos jours l'usage du photocopieur pour la confection de copies conformes d'actes contribue à la détérioration des actes et des registres anciens et récents.

D'autre part, la forme "rubriques" pour les seuls extraits d'actes répondrait parfaitement aux besoins administratifs et contribuerait à l'harmonisation avec les formules A, B et C délivrées en vertu de la convention du 8 septembre 1976 relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, signée à Vienne, et celles du livret de famille international, institué par la convention signée à Paris le 12 septembre 1974.

Des difficultés d'ordre informatique pour la transposition des données ne devraient en aucun cas faire obstacle à un examen approfondi d'une telle proposition, l'expérience ayant démontrée par le passé que les arguments "d'impossible" (du genre "le programme ne le permet pas"), avancés par les informaticiens, se révèlent souvent comme des assertions commodes fondées sur une assimilation insuffisante de la matière.

(6)

L'ASC n'a pas procédé à un examen détaillé de tous les modèles d'actes proposés (version du 7 mai 2001).

Elle compte y revenir lors de sa participation au groupe de travail ad hoc.

Cependant, elle a analysé plus précisément le modèle de l'acte de mariage et notamment eu égard aux règles relatives aux énonciations de l'acte permettant de faire la preuve de sa validité.

Remarque préliminaire

 Il y a lieu de veiller à ce que l'application informatique soit dans un format en usage, extensible et accessible dans tous ses états, adaptable et modifiable par endroits (p.ex. singulier/pluriel) et non pas totalement invariable ou "sécurisé" !

 Remarque générale

 L'ASC propose de numéroter les différentes rubriques de l'acte dans le but d'établir, autant que possible, une corrélation avec la numérotation utilisée par les extraits plurilingues et le livret de famille international.

 Observations spécifiques

 1. N'y a-t-il pas lieu d'énoncer sous la première rubrique l'année, le jour et l'heure, conformément aux dispositions générales de l'article 34 du Code civil ? 

2. N'y a-t-il pas lieu de faire précéder l'énonciation du nom de celle du prénom, conformément aux dispositions générales de l'article 34 du Code civil ? 

3. L'acte ne doit-il pas constater que les procurations et les pièces produites ont été paraphées par la partie produisante et par l'officier de l'état civil et annexées à l'acte, conformément aux dispositions générales de l'article 44 du Code civil ? 

4. L'acte ne doit-il pas justifier s'il a été fait lecture aux parties des pièces ci-dessus mentionnées, relatives à leur état et aux formalités du mariage et des articles 212, 213, alinéa 1er, 214 , alinéas 1er et 3, et 215, première phrase, conformément aux dispositions de l'article 75 du Code civil ? 

5. Sous quelle rubrique sera indiquée la mention de la cause d'empêchement de signer prévue à l'article 39 du Code civil ? 

6. N'y a-t-il pas lieu de lire: "L'officier de l'état civil, après avoir demandé aux futurs époux s'ils veulent se prendre pour mari et pour femme, chacun d'eux ayant répondu séparément et affirmativement, prononce au nom de la loi que prénom(s) nom et prénom(s) nom sont unis par le mariage" ? 

Observations finales 

1. Le mode d'inscription des mentions marginales. 

Dans l'attente de l'introduction future par la voie législative d'un registre "électronique" et de la signature "électronique", l'inscription manuscrite des mentions ultérieures aux actes semble la seule solution conforme. 

2. Le mode de confection de l'arrêt et de la clôture des registres. 

Y aura-t-il également une "rubrique" à cet effet ? 

3. Le mode de confection de la table alphabétique annuelle. 

L'ASC tient à relever que depuis le remplacement à partir de l'année 1998 des feuilles pliées et pré-imprimées (format 35 x 50 cm) par des feuilles simples et en blanc (format A4), la table annuelle n'est plus faite sur papier timbré, contrairement aux prescriptions de l'article 4 du décret du 20 juillet 1807 concernant les tables alphabétiques des actes de l'état civil. 

Quid, dans ce contexte, du règlement grand-ducal prévu à l'article 40 du Code civil (L. du 16 mai 1975) et des dispositions de l'article 263 du Code pénal ? 

4. La nécessité d'instructions complémentaires.Comme à la suite de l'introduction projetée des nouvelles dispositions à partir du 1er janvier 2004 une circulaire explicative et coordonnée a été mise en expectative - l'instrument de travail idéal serait un Code à feuillets mobiles régulièrement mis à jour et une version électronique attachée au site internet "Legilux.lu" - , l'ASC a estimé faire œuvre utile en annexant au présent avis un relevé exhaustif des circulaires ministérielles en matière d'état civil et d'indigénat adressées pendant la période du 1er janvier 1967 au 31 décembre 2002 par le ministre de l'Intérieur aux administrations communales. 

Ce relevé, établi sur base du projet DOCCOM, initié par l'ASC dans le cadre du projet e-Luxembourg, ensemble avec le relevé des circulaires, instructions ou lettres en la matière adressées par d'autres instances aux communes par la voie directe, également joint en annexe, est destiné à compléter le recueil chronologique publié en 1971 dans le Nouveau Guide Pratique par le Centre de documentation communale. 

5. L'ASC suggère d'examiner l'intérêt et l'utilité pratique de l'indication de la nationalité de l'enfant dans l'acte de naissance, ceci sur base de la législation en vigueur dans le pays de la déclaration de la naissance. 

Bertrange, le 13 janvier 2003

Sources consultées:

 P.J.: 1 (mentionnée).

** 

Par lettre du 22 janvier 2003 le bureau du SYVICOL, transmet «l’avis circonstancié» ci-dessus, qu’il «s’approprie intégralement», au ministère de la Justice.

Ce dont on ne peut que féliciter les auteurs et rédacteurs de l’avis.

Entre-temps diverses réunions de travail ont eu lieu auxquelles l’ASC était représentée par M. Fernand Peters, auprès de qui la documentation afférente (aide-mémoire, notes de réunions, modèles d’actes, etc.) peut être consultée.  Malheureusement aucun rapport officiel de réunion n’est diffusé aux participants !

Aussi, le 20 mai 2003, une réunion au Centre informatique de l’Etat a eu pour objectif de présenter les services et interfaces offerts par le CIE et notamment l’état d’avancement du projet intitulé RPRPPIMQ (requêtes personnes par MQSeries d’IBM) dont le but et d’interconnecter en mode consultation le répertoire général des personnes (RP) à tout système d’information autorisé (SIA).

La description détaillée de ce projet est également disponible sur demande auprès de M. Fernand Peters.

Quant au projet de modèles d’actes de l’état civil et d’indigénat, il s’appuie sur la recommandation CIEC N° 5 relative à l’harmonisation des actes de l’état civil adoptée par l’assemblée générale de Lisbonne, le 10 septembre 1987 déjà !  Le rapport explicatif «préconise l’adoption de la forme documentaire pour la rédaction des actes (de naissance, de mariage et de décès) et leur fragmentation en quatre volets (1. Enonciations essentielles communes à tous les Etats et sujettes à publicité, 2. Enonciations communes protégées par la Convention des droits de l’homme du 4 novembre 1950, 3. Indications obligatoires ou facultatives prévues par la législation interne, 4. Inscriptions de nature administrative relatives à l’authentification des actes et à l’identification des officiers de l’état civil» devant «faciliter l’exploitation des actes principaux par photocopie ou automatisation ainsi que leur compréhension par les officiers de l’état civil de chaque Etat».

Jusqu’à présent aucun Etat membre de la CIEC n’a suivi cette recommandation, ni en matière d’état civil, ni en matière d’indigénat.  Le Luxembourg ferait donc, une fois n’est pas coutume, figure de cobaye et d’élève modèle au sein de la Commission internationale de l’Etat civil.

Au cours de la réunion de travail du 26 février 2003 l’ASC a surtout attiré l’attention sur les difficultés d’ordre juridique de la mise en pratique administrative du présent projet par simple circulaire ministérielle.

En effet, il est de jurisprudence constante que la circulaires est un «instrument d’argumentation ou de réflexion sans aucun pouvoir de coercition», et qu’elle constitue, conformément à sa définition juridique, une instruction adressée par le ministre dans le cadre de sa surveillance tutélaire aux administrations communales, destinée à guider l’action de ces institutions dans l’application des lois et règlements.

L’ASC estime que dans une matière aussi importante et délicate que celle de l’état civil et de l’indigénat des personnes, qu’en l’absence d’une Convention de la CIEC ratifiée par une loi, et dans l’intérêt de la sécurité juridique, il serait hautement recommandable de procéder à la mise en pratique de ce projet soit en légiférant (en adaptant les dispositions du Code civil) ou du moins en réglementant par mesure générale (en ayant recours au règlement grand-ducal inscrit à l'article 40 du Code civil par la loi du 16 mai 1975, mais resté lettre morte depuis !).